SENTUL — Bayangkan jika pengelolaan surat dan arsip di lingkungan pemerintahan tidak lagi bergantung pada tumpukan kertas, map, maupun dokumen yang harus berpindah dari satu meja ke meja lainnya. Surat dapat dikirim, diterima, didisposisikan, ditandatangani, hingga disimpan dalam satu sistem digital.

Gambaran tersebut bukan lagi sekadar wacana. Transformasi pengelolaan arsip terus didorong Pemerintah Kabupaten Bogor melalui optimalisasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).

Upaya tersebut salah satunya dilakukan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor melalui Focus Group Discussion (FGD) Aplikasi SRIKANDI yang digelar di M-One Hotel Sentul, Rabu, 2 September 2026.

Kegiatan yang diikuti para Kasubag Umum dan Kepegawaian, Arsiparis, serta pengelola kearsipan dari perangkat daerah dan kecamatan se-Kabupaten Bogor ini menjadi ruang untuk mengevaluasi sekaligus memperkuat pemanfaatan SRIKANDI dalam mendukung tata kelola pemerintahan berbasis elektronik.

Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Iwan Irawan, S.E., M.Si., melalui kegiatan tersebut mendorong agar pemanfaatan SRIKANDI tidak berhenti pada sekadar penggunaan aplikasi. Lebih dari itu, sistem harus mampu menjadi bagian dari kebiasaan kerja aparatur dalam mengelola naskah dinas dan arsip secara tertib, aman, dan efisien.

Bukan Sekadar Memindahkan Surat ke Layar

Digitalisasi kearsipan bukan hanya persoalan mengganti kertas dengan dokumen elektronik. Di baliknya terdapat perubahan cara kerja, mulai dari proses penciptaan naskah dinas, pengiriman dan disposisi, pemberian tanda tangan elektronik, hingga pemberkasan dan penyimpanan arsip.

Karena itu, FGD tidak hanya membahas bagaimana cara menggunakan fitur SRIKANDI, tetapi juga bagaimana memastikan setiap proses administrasi yang dilakukan melalui aplikasi tersebut menghasilkan arsip yang tertib dan dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Dalam forum tersebut, peserta diperkenalkan kembali dengan sejumlah fitur SRIKANDI yang mendukung pekerjaan administrasi secara lebih cepat dan terintegrasi.

Salah satunya adalah Multi-Factor Authentication (MFA) yang memberikan lapisan keamanan tambahan bagi pengguna. Pada pengaturan tertentu, seperti naskah dinas dengan sifat terbatas atau rahasia, akses dapat diperkuat melalui autentikasi menggunakan kode OTP dari aplikasi autentikator.

SRIKANDI juga memiliki sejumlah fitur yang dirancang untuk mempercepat pekerjaan, di antaranya Tanda Tangan Elektronik (TTE) banyak naskah, pengiriman disposisi untuk beberapa naskah sekaligus, pengaturan urutan verifikasi, serta pengaturan hak akses pada unit pengolah.

Tidak hanya melalui komputer, pemanfaatan SRIKANDI juga semakin fleksibel dengan hadirnya SRIKANDI Mobile untuk perangkat Android dan iOS. Kehadiran fitur tersebut memungkinkan proses pemantauan dan pengelolaan naskah dinas dilakukan dengan lebih fleksibel sesuai kebutuhan pekerjaan.

Ketika Surat Selesai, Pekerjaan Kearsipan Belum Berakhir

Salah satu pembahasan penting dalam FGD adalah pemberkasan arsip aktif.

Bagi sebagian orang, arsip mungkin dianggap selesai ketika sebuah surat telah dikirim atau diterima. Padahal, dari perspektif kearsipan, perjalanan sebuah dokumen masih berlanjut. Dokumen perlu ditempatkan dalam berkas yang tepat agar hubungan informasinya tetap terjaga dan mudah ditemukan kembali.

Dalam FGD dijelaskan bahwa pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan kesamaan urusan atau dosier, berdasarkan aktivitas, masalah, atau kegiatan atau rubrik, serta berdasarkan kesamaan jenis atau bentuk atau series.

Contohnya, dokumen yang berkaitan dengan satu kegiatan dapat dihimpun dalam satu berkas sehingga membentuk informasi yang utuh. Begitu pula dengan dokumen sejenis, seperti berkas usulan kenaikan pangkat pegawai.

Di dalam SRIKANDI, proses tersebut dilakukan melalui pengelolaan “rumah berkas”, pengisian metadata, hingga memasukkan naskah yang menjadi bagian dari berkas tersebut. Naskah dapat berasal dari surat masuk maupun surat keluar.

Proses pemberkasan juga dapat dilakukan untuk satu dokumen maupun beberapa dokumen sekaligus. Setelah seluruh proses administrasi dalam suatu kegiatan selesai, berkas kemudian dapat ditutup.

Tahapan ini penting karena penutupan berkas menjadi penanda bahwa proses penciptaan dan penggunaan arsip untuk suatu urusan telah selesai. Selanjutnya, arsip dapat memasuki tahapan pengelolaan berikutnya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Dengan demikian, optimalisasi SRIKANDI bukan hanya soal seberapa banyak surat yang berhasil dikirim secara digital, tetapi juga bagaimana setiap dokumen yang tercipta dapat dikelola sebagai arsip secara tertib.

Ratusan Ribu Naskah, Ribuan Pengguna

Skala pemanfaatan SRIKANDI di Kabupaten Bogor tergambar dari data pada dashboard pemerintah daerah hingga Agustus 2026.

Tercatat sebanyak 394.826 naskah telah dikelola melalui sistem tersebut. Jumlah itu terdiri atas 187.814 naskah masuk, 81.357 naskah keluar, dan 123.629 disposisi.

Dari sisi pengguna, tercatat 2.742 pengguna aktif, sementara 1.656 pengguna masih berstatus nonaktif.

Angka tersebut menunjukkan bahwa tantangan berikutnya bukan lagi sekadar menyediakan sistem, tetapi memastikan sistem tersebut benar-benar digunakan secara konsisten oleh aparatur di seluruh perangkat daerah dan kecamatan.

Di sinilah kegiatan seperti FGD memiliki peran penting. Pertemuan tatap muka menjadi ruang untuk menyamakan pemahaman, membahas persoalan teknis, sekaligus meningkatkan kemampuan pengelola kearsipan dalam menggunakan SRIKANDI sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan kearsipan.

Digitalisasi dan Peluang Efisiensi Anggaran

Manfaat digitalisasi kearsipan juga dapat dilihat dari sisi efisiensi penggunaan sumber daya.

Dalam FGD, peserta mendapatkan gambaran dari praktik yang dilakukan pemerintah daerah lain. Salah satunya adalah Pemerintah Kota Pematangsiantar yang memaparkan perubahan alokasi anggaran untuk kebutuhan alat tulis kantor, kertas, cover, dan bahan cetak terkait layanan kearsipan.

Pada 2024, anggaran untuk kebutuhan tersebut tercatat sebesar Rp13,77 miliar. Setelah implementasi SRIKANDI berjalan lebih optimal, anggaran pada 2025 tercatat sebesar Rp11,52 miliar.

Terdapat selisih sekitar Rp2,25 miliar atau 16,36 persen dibandingkan alokasi tahun sebelumnya.

Data tersebut menjadi salah satu gambaran bahwa transformasi digital berpotensi memberikan dampak pada efisiensi penggunaan anggaran. Namun, besarnya efisiensi tentu dapat berbeda pada setiap daerah karena dipengaruhi oleh volume dokumen, pola kerja, kebutuhan administrasi, serta tingkat pemanfaatan sistem.

Bagi Kabupaten Bogor, pengalaman tersebut dapat menjadi pembelajaran bahwa optimalisasi SRIKANDI tidak hanya berkaitan dengan kecepatan pelayanan administrasi, tetapi juga membuka peluang untuk menciptakan tata kelola yang lebih efisien.

Dinas Arsip dan Perpustakaan Optimalkan SRIKANDI melalui FGD

Transformasi digital dalam pengelolaan arsip pada akhirnya bukan hanya tentang aplikasi.

Teknologi menyediakan sistemnya, tetapi aparaturlah yang menentukan apakah sistem tersebut benar-benar digunakan dan memberikan manfaat.

SRIKANDI dapat membantu mempercepat alur surat, memperkuat keamanan dokumen, memudahkan proses disposisi dan tanda tangan elektronik, serta membantu menata arsip secara lebih sistematis. Namun, seluruh manfaat tersebut baru akan terasa apabila dibarengi dengan pemahaman dan kedisiplinan dalam menjalankan proses kearsipan.

Karena itu, FGD SRIKANDI di Sentul menjadi salah satu bagian dari upaya Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor untuk memperkuat kapasitas pengelola kearsipan sekaligus mendorong pemanfaatan aplikasi secara lebih optimal.

Perjalanan menuju tata kelola pemerintahan yang semakin digital memang tidak selesai dalam satu kegiatan. Tetapi dari ruang diskusi, dari peningkatan pemahaman, dan dari kebiasaan kerja yang mulai berubah, langkah menuju kearsipan Kabupaten Bogor yang lebih tertib, aman, dan efisien terus dibangun.

Dari arsip yang tertata, lahir administrasi yang lebih baik. Dari administrasi yang lebih baik, pelayanan publik pun semakin kuat.