CIBUNGBULANG – Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berkaitan dengan bagaimana dokumen disimpan, tetapi juga bagaimana arsip diciptakan, ditata, didata, dan dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Hal tersebut menjadi bagian dari Monitoring dan Evaluasi Kearsipan di Kecamatan Cibungbulang, Senin (7/9/2026).
Kegiatan yang dilaksanakan sebagai bagian dari pembinaan dan pengawasan kearsipan ini membahas sejumlah aspek pengelolaan arsip di Kecamatan Cibungbulang, mulai dari penataan arsip, pencatatan, pengelolaan oleh unit pengolah, hingga penerapan tata naskah dinas.
Salah satu hal yang menjadi perhatian adalah keberadaan arsip Akta Jual Beli (AJB) yang telah tersimpan dalam rentang waktu yang panjang. Berdasarkan hasil pembahasan, arsip AJB tertua tercatat berasal dari tahun 1978. Keberadaan arsip tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan juga berkaitan dengan upaya menjaga rekam jejak administrasi yang telah berlangsung selama puluhan tahun.
Dalam pengelolaannya, arsip AJB masih berada dalam ruang yang menyatu dengan record center. Kondisi tersebut menjadi bagian dari pembahasan untuk mendorong penataan arsip yang lebih terstruktur sehingga penyimpanan dapat mendukung keamanan, keteraturan, serta kemudahan dalam proses temu kembali.
Selain kondisi ruang penyimpanan, pencatatan arsip juga menjadi perhatian. Kecamatan Cibungbulang telah memiliki daftar arsip dalam bentuk buku register. Pengembangan daftar tersebut ke dalam format digital menjadi salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk memudahkan pembaruan data, pengelolaan informasi, serta pencarian arsip ketika diperlukan.
Monev juga membahas pengelolaan arsip pada unit pengolah. Pengelolaan yang belum sepenuhnya berjalan secara konsisten dapat menjadi tantangan dalam proses pengumpulan dan pengunggahan evidence kearsipan. Karena itu, penguatan peran unit pengolah menjadi penting agar pengelolaan arsip tidak hanya berjalan pada bagian tertentu, tetapi menjadi proses yang dilakukan secara berkelanjutan.
Dari sisi sumber daya manusia, Kecamatan Cibungbulang belum memiliki arsiparis. Untuk mendukung pengelolaan kearsipan, penetapan pengelola arsip dan peningkatan kompetensi melalui kegiatan bimbingan teknis menjadi bagian dari upaya penguatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan.
Pada aspek persuratan, pembahasan juga menyoroti perlunya beberapa penyesuaian naskah dinas agar sesuai dengan ketentuan Tata Naskah Dinas (TND). Keseragaman naskah dinas menjadi hal yang perlu diperhatikan karena proses penyusunan surat yang dilakukan oleh orang yang berbeda dapat menghasilkan format yang tidak seragam apabila tidak mengacu pada standar yang sama.
Melalui Monitoring dan Evaluasi Kearsipan, berbagai kondisi tersebut menjadi bahan untuk melihat kembali proses pengelolaan arsip sekaligus menentukan langkah penguatan yang dapat dilakukan. Pendekatan ini diharapkan dapat mendorong pengelolaan arsip yang semakin tertib, baik dari sisi sarana, sumber daya manusia, proses kerja, maupun tata kelola dokumen.
Sebab, tertib arsip tidak dimulai ketika dokumen masuk ke ruang penyimpanan. Tertib arsip dimulai sejak sebuah naskah diciptakan, dikelola, dicatat, hingga akhirnya dapat ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Pada akhirnya, arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan. Di dalamnya terdapat informasi, bukti kegiatan, dan rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan yang perlu dijaga untuk masa kini maupun masa mendatang.