Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam rangka pengelolaan arsip statis setiap lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya akan selalu berupaya menambah atau memperluas khazanah arsip statisnya dari sumber arsip (pencipta arsip atau pemilik arsip), baik melalui proses penyerahan karena kewajiban pencipta arsip ataupun proses ganti rugi oleh lembaga kearsipan kepada pihak yang menyerahkan arsip statisnya. Pencipta arsip sebagai salah satu sumber keberadaan arsip dapat berbentuk lembaga/badan tingkat pusat dan daerah (pemerintah, swasta) ataupun perseorangan (negarawan, budayawan, ilmuwan, dan lain-lain) yang memiliki pengaruh secara nasional dan lokal.
Arsip statis (archives) merupakan jenis arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atas pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam konteks penyelenggaraan kearsipan nasional, keberadaan arsip statis sejatinya bukan lagi berada di lingkungan pencipta arsip (creating agency) tetapi berada di lembaga kearsipan (institutional archives) sebagai organisasi kearsipan yang memiliki fungsi dan tugas mengelola arsip statis dari berbagai pencipta arsip (creator) ataupun pemilik arsip (owner) untuk dimanfaatkan bagi kepentingan publik, ilmu pengetahuan, dan kesejahteraan rakyat.
Pada tahun 2020 ini, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor melakukan penelusuran arsip statis yang masih berada di lingkungan pencipta arsip, berupa 2 orang/tokoh pencipta arsip berbentuk perseorangan atau Sekretaris Daerah di Kabupaten Bogor Periode 2009 s.d 2019 sehingga arsip statisnya dapat diselamatkan dan dilestarikan di lembaga kearsipan sebagai memori kolektif bangsa bagi kepentingan publik.
Dua orang Tokoh Kabupaten Bogor yang dilakukan penelusuran arsipnya adalah:
1. Hj. Nurhayanti, SH, M.M, M.Si
2. Drs. Adang Suptandar, Ak, M.M
Dalam rangka penyelamatan arsip perseorangan tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor membutuhkan Personal File (Akte Kelahiran, Riwayat Lahir, Ijazah/Riwayat Pendidikan SD, SMP, SLTA yang telah ditempuh, dll) untuk ke 2 Mantan Sekretaris Daerah tersebut.
Kepada Bapak/Ibu yang memiliki atau mengetahui keberadaan arsip tersebut, agar menyerahkan ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor Jl. Bersih Nomor 5 Komplek Pemda Cibinong Kelurahan Harapan Jaya Kecamatan Cibinong secara sukarela. Terima Kasih
